Plan de comunicación de una organización educativa

Plan de medios sociales para una organización educativa

En Venezuela anteriormente se decía mucho ésta frase: "si no está en las páginas amarillas no existe" hoy en día, la cambiaría por ésta: "si no está en rrss o google no existe" y esto aplica para todo ámbito sean personas o pequeñas o grandes empresas, y para las instituciones educativas este contexto no cambia, razón por la cual, no se pueden mantener al margen de las redes sociales sobretodo en la sociedad en la que estamos conviviendo de nativos digitales que  parte de su vida la llevan a través de las rrss, ya sea comunicándose, expresando sus opiniones o buscando información. 

En este punto, el CME juega un papel fundamental y es el arte de comunicar lo que desea expresar la institución educativa a su comunidad o audiencia. Como habíamos mencionado en el post anterior, el CME es la voz de la institución y de él depende la relación que se establezca entre la institución y la comunidad, así como la reputación y los valores que esta perciba de la institución.

Dentro de las funciones del CME tener un plan de medios sociales le resulta de gran utilidad para cumplir su objetivo de comunicar, ya que el mismo es un documento que detalla minuciosamente las estrategias a seguir para alcanzar el objetivo trazado. A continuación se mencionarán las principales características de un plan de medios sociales según el MOOC de Comunnity Manager Educativo en INTEF:

• Es elaborado por el Community Manager, pero toda la organización educativa debe tenerlo presente y participar en su elaboración.
• Debe ser la primera acción a realizar por el Community Manager, antes de tomar decisiones, e incluso antes de abrir un perfil corporativo en alguna red social.
• Sirve para construir y cuidar la identidad digital de la organización educativa, asegurando una adecuada reputación digital.
• En él se definen las líneas de actuación, la estrategia, los objetivos, el público, los contenidos, las redes sociales a emplear, etc.
• Debe ser el resultado de un análisis y reflexión y actuará de guía para todas las acciones en los medios sociales.
• Debe quedar integrado en el Plan de comunicación de la organización educativa, siendo coherentes con la identidad y objetivos globales de la organización.

Una vez conocida la esencia del plan de medios sociales, hay que definir las acciones a ejecutar para conseguir su eficacia, teniendo en cuenta que el análisis realizado en la institución es la base para construir este plan, por lo cual hay que poner mucha atención en la elaboración del análisis. El proceso de creación del plan de medios sociales pasa por 4 fases: 

• Fase 1: Análisis previo de la situación de partida

En esta fase se recoge toda la información sobre la institución educativa, en cuanto a su presencia web, comunicación digital, personal capacitado o con habilidades en tecnología digital, la idea es conocer el grado digital que posee la institución y docentes, por lo general se recomienda realizar un  análisis FODA. Esta fase permite saber en situación esta la institución y a donde quiere llegar.

• Fase 2: Planificación

Esto incluye a) definición de objetivos, estos te permiten fijar el camino que debes seguir, para lograr una buena relación comunicativa con la comunidad. Es importante que los objetivos sean: específicos, medibles, alcanzables, realistas y temporales (SMART); b) definición de público objetivo, conocer el perfil de la comunidad educativa al cual se va a dirigir, sus intereses y necesidades, uso de rrss, edad, género, ubicación, formación académica, poder adquisitivo, clase social; c) definición de canales de comunicación, cuales son las plataformas web con las que se va a mantener una comunicación con la comunidad, aquí se puede considerar las rrss que más utiliza la comunidad o público y en base a esto hacer presencia en ellas; d) definición de estilo de comunicación, decidir la forma en que se va a expresar o comunicar, la misma deber ser con etiqueta, el estilo de formalidad va a variar dependiendo de la red social, es importante que sea dinámica y que haya una permanencia, y  e) plan de contenido: este debe ser solido ya que se definen las publicaciones que se van a realizar y difundir, para ello puede seguir los 10 pasos para crear una estrategia de contenido de Eva San Agustín.

• Fase 3: Ejecución de la estrategia

En este punto es donde se va alimentar y nutrir la estrategia del plan de contenido para ello debe haber una escucha activa, crear y cuidar la identidad digital de la institución, automatizar y gestionar el contenido a las diferentes rrss, difundir contenidos propios como de terceras personas, participar en la conversaciones de la comunidad, promover y ganar la fidelización a la comunidad.

• Fase 4: Monitorización y medición

Es indispensable medir el trabajo que se esta realizando de esta manera saber si es optimo continuar con la estrategia planteada  cambiarla. Para este análisis digital hay gran variedad de herramienta, en este se recomienda metricool, twitonomy, google analytics, algunas plataformas ya tienen integradas herramientas de análisis. 

Es indispensable resaltar que se debe considerar un limite legal en plan de comunicación a través de las rrss, la protección de los estudiantes en cuanto a su imagen y datos personales es importantes sobre todo si son menores de edad.

(MOOC de Comunnity Manager Educativo, 2020)

Para que un plan de medios sociales sea todo un éxito, es recomendable que exista trabajo en equipo donde cada uno tenga una función a realizar, la disciplina debe estar presente en todo momento, la constancia debe prevalecer así como el aprendizaje continuo.

Plan de medios sociales en la UEBN Niño Simón 

Fase 1: Análisis previo de la situación actual

La UEBN Niño Simón goza de buena reputación online, aun cuando su presencia en la web es reducida, en ella se implementan medios sociales como comunicación externa el email, facebook y twitter, respecto a la interna se maneja con whatsApp y por email. Las rrss son utilizadas para comunicar a la comunidad ya que para informar se utiliza los métodos tradicionales.

No hay un plan de medios sociales definido en la institución, esta hace presencia web para comunicar a la comunidad de las actividades pedagógicas o eventos que se realizan en la institución, al ser algo comunicativo no se mide ningún tipo de resultados.

Fase 2: Planificación

a) Objetivos:

Objetivo general: 

Aumentar la comunicación existente entre la institución educativa y su comunidad, fortaleciendo sus lazos de confianza y educación tecnológica de sus estudiantes.

Objetivos específicos:

A corto plazo

• Mejorar la identidad de la institución educativa, en base a sus valores, misión y visión en una era digital.
• Crear cuentas de rrss (instagram, youtube) para tener un mejor alcance a la comunidad y poder obtener una mejor comunicación informativa, educativa y entretenida.

A largo plazo

• Promover una comunicación empática y fluida, respondiendo a los intereses y necesidades de la comunidad educativa y así mejorar su nivel de confianza.
• Proveer nuevos recursos educativos a los estudiantes a través de las diferentes redes sociales, para mejorar su rendimiento académico.
• Concientizar a los estudiantes sobre el uso responsable y educativo de las diferentes redes sociales.

b) Público:

• Estudiantes de 5 a 14 años
• Padres, representantes y tutores de los estudiantes de 20 a 60 años
• Personal docente, administrativo, de alimentación y en general de 30 a 58 años
• Comunidad del entorno geográfico de la institución educativa.
• Organizaciones (de deporte, música, nutrición, entre otros) e institutos educativos que se relacionan con la institución
• Publico que desee pertenecer a esta en un futuro.

c) Canales de comunicación:

• Facebook
• Twitter
• Instagran
• Youtube
• Email

d) Estilo de comunicación:

• Hablamos de comunicación informal, formativo, comunicativo y audiovisual (infografías, memes de humor, motivantes, formativos, vídeos entre otros) con enfoque descriptivo cuando se difunde contenido en facebook.
• En twitter e instagram se manejará una comunicación casual, puntual y audiovisual (infografías, imagénes, videos, entre otros).
• La comunicación en youtube será de audiovisual y formativa con un enfoque expositivo narrativo, descriptivo y entretenido.
• Para email la comunicación tendrá un grado de formalidad con enfoque descriptivo y expositivo.

e) Plan de contenido:

Fase 3: Ejecución de la estrategia

Una vez realizado en plan de contenido se pone en acción:

• Ya creada la identidad digital en las redes sociales, la misma se va a estar actualizando constantemente.
• Los contenidos a difundir o compartir van a pasar por su respectivo curación de contenido.
• Los contenidos a difundir van a ser propios y también se compartirán contenidos de terceras personas, relevantes a la temática de la institución.
• Se va a designar un tiempo establecido para responder y aclarar dudas, sin embargo siempre que se pueda fuera de este horario se va a participar en las conversaciones que se ejecuten en el momento.
• Dentro de las publicaciones se les hará reconocimientos a la comunidad educativa en cada labor que hayan participado y la misma haya terminado con éxito.
• Se va a trabajar en conjunto con los docente para hacer una lista y poder realizar póster de felicitaciones de cumpleaños en la fecha correspondiente.

Fase 4: Medición y monitoreo

La medición y monitoreo se va a realizar semanalmente y así evaluar el trabajo que se esta realizando, las herramientas que se emplearán para realizar dicha labor va a ser metricool, twitonomy y www.youtube.com/analytics

Este plan de medios sociales es un prototipo, espero mejorarlo cuando lo presente al equipo encargado de la presencia digital de la institución educativa.